Trocar o papel e a planilha por um sistema muda a rotina da casa inteira, e voltar atrás custa caro. Este artigo é para quem dirige uma ILPI, casa de repouso ou lar de idosos e está comparando sistemas: são dez perguntas para levar à demonstração, com o motivo de cada uma e a norma por trás.
1. Ele cobre o que a fiscalização pede?
Deve cobrir, porque a Vigilância Sanitária confere a casa pela RDC 502/2021. A norma pede, entre outras coisas, o registro atualizado de cada idoso (art. 33), os remédios sob responsabilidade do responsável técnico (art. 40), a equipe mínima pelo grau de dependência (art. 16), a notificação imediata de queda com lesão e tentativa de suicídio (art. 55) e, todo janeiro, o consolidado de seis indicadores (art. 60).
Na demonstração, peça para ver onde cada um desses pontos fica no sistema. O que não estiver lá vai continuar no papel. A lista completa está no checklist da fiscalização pela RDC 502/2021.
2. Ele controla os remédios de cada idoso?
Na ILPI, os remédios são de cada idoso, receitados para ele, e a norma proíbe guardar medicamento sem prescrição (art. 40). Um sistema que só controla o estoque da casa não responde à pergunta que importa: quanto tem do remédio da Dona Maria e quando acaba.
Pergunte se o sistema mostra:
- o estoque de cada idoso, ligado à receita dele;
- a validade, com aviso antes de vencer;
- os remédios controlados separados dos demais;
- quem deu cada dose, quando, e o motivo da dose que não foi dada.
O detalhe de cada ponto está em como controlar os medicamentos na ILPI.
3. Ele mostra quem fez o quê e quando?
Todo registro de cuidado precisa dizer quem fez e a que horas, e não pode sumir quando alguém apaga. É esse histórico que defende a casa numa fiscalização, numa reclamação da família ou numa conversa com o médico. Peça para ver o que acontece quando alguém corrige uma evolução ou exclui um registro: a versão anterior precisa continuar visível para quem tem permissão.
4. Ele calcula a equipe mínima?
A RDC 502 fixa o número mínimo de cuidadores pelo grau de dependência dos idosos (art. 16). São 1 cuidador para cada 20 idosos no grau I, 1 para cada 10 no grau II e 1 para cada 6 no grau III, estes dois últimos por turno. Como o grau muda quando um idoso piora ou quando alguém novo chega, a conta feita uma vez no papel fica velha. Um bom sistema refaz a conta com o grau atual e compara com a escala da semana.
5. Ele funciona onde o cuidado acontece?
O registro tem de ser feito na hora, no quarto ou no corredor, e não no fim do plantão. Se o sistema só funciona bem no computador da sala, a equipe anota no papel e passa a limpo depois, e o histórico perde a hora real. Pergunte se ele abre no celular e no tablet, e teste na demonstração com o aparelho que a sua equipe usa. Pergunte também o que acontece quando a internet cai.
6. Cada pessoa vê só o que precisa?
Dados de saúde são dados pessoais sensíveis pela LGPD (Lei 13.709/2018, art. 5º, II). A lei exige medidas de segurança para protegê-los de acesso não autorizado (art. 46). Na prática, o cuidador não precisa ver o financeiro, e a recepção não precisa ver a evolução de enfermagem. Peça para ver como se dá e se tira um acesso, e onde fica o registro de quem consultou ou alterou cada dado.
7. Por quanto tempo ele guarda, e como os dados voltam para você?
A Lei 13.787/2018 fixa em 20 anos, a partir do último registro, o prazo mínimo para eliminar prontuário de paciente (art. 6º). Pergunte por quanto tempo o histórico de cada idoso fica guardado, inclusive depois que ele deixa a casa, e o que acontece com os dados se você encerrar o contrato: em que formato eles são entregues e em quanto tempo. A LGPD dá ao titular o direito à portabilidade dos dados para outro fornecedor (art. 18, V).
8. Quanto custa, de verdade?
Compare o custo de três anos, e não só o da primeira fatura. Há sistemas com implantação cara e sem mensalidade, sistemas com mensalidade e sem implantação, e sistemas que cobram por idoso, o que faz a conta subir quando a casa cresce. Some implantação, mensalidade, treinamento, suporte e as atualizações. Pergunte também se a lei ou a norma mudar, quem paga a adaptação.
9. Como é a implantação, e quem ajuda depois?
O sistema só funciona se a equipe usar, e a equipe só usa o que entende. Pergunte quem cadastra os idosos e os remédios no começo, quanto tempo leva, como é o treinamento de quem entra no meio do caminho e como se pede ajuda num domingo à noite, quando o plantão está sozinho.
10. Dá para ver funcionando antes?
Peça uma demonstração com a rotina da sua casa, não uma apresentação. Leve um caso real (um idoso com muitos remédios, um controlado, uma queda) e veja o caminho no sistema do começo ao fim. Se possível, deixe quem vai usar no dia a dia mexer: a técnica de enfermagem do plantão da noite enxerga problemas que a direção não vê.
Roteiro para levar à demonstração
Onde o Stokio se encaixa
O Stokio é um sistema para ILPI e casa de repouso, com dois módulos: a Farmácia, com o estoque de remédios de cada idoso, validade, controlados e quem deu cada dose; e a Enfermagem, com evolução, sinais vitais, intercorrências, cuidados do dia, passagem de plantão e a equipe mínima pelo grau de dependência. Funciona no navegador, no computador, no celular e no tablet, com acesso separado por usuário, histórico de quem fez cada coisa e suporte 24 horas.
Para ser honesto com a pergunta 5: o Stokio precisa de internet para registrar. O preço é fixo por mês, sem cobrança por idoso, a partir do que está em preços. Se quiser fazer este roteiro com o Stokio, agende uma demonstração.
Este artigo cita a RDC 502/2021, a LGPD e a Lei 13.787/2018 e não substitui o texto oficial nem a orientação jurídica da sua casa.